Job Description:

Supervision immédiate :       Le directeur/la directrice du bureau de la secrétaire de la Société

Responsibilities:

• Superviser le travail des administrateurs de bureaux dans les communautés du Nunavik;
• Participer à des réunions administratives;
• Organiser des réunions d’équipe hebdomadaires;
• Préparer et gérer le budget pour le fonctionnement des bureaux dans les communautés;
• Assurer la gestion des baux en collaboration avec la corporation foncière de chaque communauté et le bureau du trésorier;
• S’assurer que tous les baux sont à jour et bien organisés;
• Agir à titre de personne ressource pour les organisations externes locataires de bureaux;
• Encadrer les administrateurs des bureaux locaux de Makivvik, assurer le bon fonctionnement des bureaux et contribuer à l’exécution des procédures de la Société et au bon déroulement des activités quotidiennes;
• S’assurer que tous les administrateurs de bureaux utilisent des programmes unifiés pour gérer les calendriers d’entretien afin de maintenir l’efficacité de l’immeuble de bureaux;
• S’assurer que les administrateurs des bureaux disposent des moyens appropriés pour fournir le soutien général requis par le représentant de la communauté au conseil d’administration de Makivvik et les autres locataires de bureaux;
• En cas d’absence des administrateurs de bureaux, assurer la liaison avec des membres de la communauté et des prestataires de services à temps partiel pour effectuer le nettoyage, les réparations et le déneigement requis afin de maintenir des conditions de bureau propres et bien organisées;
• S’assurer que toutes les factures relatives aux opérations et les demandes de paiement sont codées, approuvées et transmises au service des finances pour traitement;
• Superviser toutes les procédures, les plans d’entretien des bureaux et les activités d’entretien général;
• Créer des structures et des procédures pour assurer la maintenance et l’entretien des immeubles de bureaux dans les communautés;
• Fournir aux administrateurs de bureau les autorisations requises pour certaines dépenses spécifiques nécessitant de rendre des comptes au titulaire de ce poste;
• Aider à la préparation des relevés de dépenses et des demandes de remboursement, à la gestion des comptes créditeurs et débiteurs, et collaborer avec le service des finances pour assurer la bonne tenue des dossiers;
• S’assurer que des plans d’entretien sont en place pour veiller au bon fonctionnement du bâtiment, y compris l’inventaire et l’entretien des équipements dans chaque communauté;

• Être disponible pour voyager, selon les besoins;
• Effectuer d’autres tâches connexes dans le cadre du poste ou à la demande du superviseur.

Qualifications:

• Diplôme d’études secondaires;
• Bonnes aptitudes à la communication dans au moins deux (2) des trois (3) langues : inuktitut, anglais ou français;
• Excellentes compétences en informatique : suite Microsoft (Excel, Word, PowerPoint, etc.);
• De trois (3) à cinq (5) ans d’expérience dans un poste de gestion;
• Au moins un (1) an d’expérience en tenue de livres ou en comptabilité;
• Être titulaire d’un permis de conduire valide du Québec ou pour le territoire;
• La connaissance du Nunavik, de la culture et des traditions inuites est importante;
• La personne titulaire du poste doit être fiable, autonome et motivée;
• Capacité à respecter les délais et à travailler sous pression;
• Capacité à élaborer des procédures et des documents.

Benefits:

Tous les avantages sociaux offerts aux employés de Makivvik, tels qu’ils sont décrits dans le Manuel des politiques des ressources humaines de Makivvik.