Job Description:

Supervision immédiate :        Secrétaire de la Société

Responsibilities:

• Aider à l’exécution des mandats du bureau de la secrétaire de la Société et des tâches administratives relatives aux programmes, y compris le budget;
• Capacité à rédiger des procès-verbaux;
• Fournir de l’assistance en matière de supervision et de leadership afin d’assurer l’exécution des responsabilités de l’ensemble du personnel du bureau, lorsque cela est nécessaire;
• Aider à l’évaluation du rendement, à l’approbation des vacances et à la collecte de commentaires de rétroaction pour l’ensemble du personnel du bureau, lorsque cela est nécessaire;
• Assister aux réunions hebdomadaires du bureau de direction de Makivvik et assurer le suivi des mesures à prendre par le bureau de la secrétaire de la Société, conformément au mandat qui lui a été confié;
• Assister la secrétaire de la Société dans toutes les tâches administratives qui lui incombent;
• Travailler en étroite collaboration avec la secrétaire de la Société dans le cadre des fonctions politiques et administratives de son bureau;
• Coordonner les activités de la secrétaire de la Société avec tous les services gouvernementaux concernés, les organisations régionales et locales et les autres services de Makivvik;
• Assurer la gestion des dossiers actifs;
• Superviser les activités administratives et quotidiennes du bureau de la secrétaire de la Société;
• Rédiger et recevoir la correspondance au nom de la secrétaire de la Société;
• Organiser des réunions, programmer des conférences téléphoniques si nécessaire;
• Coordonner l’exécution des responsabilités administratives avec les personnes du bureau de la secrétaire de la Société
• Préparer les présentations demandées par la secrétaire de la Société, le cas échéant;
• Créer, mettre à jour et réviser les rapports et les budgets;
• Coordonner la logistique des événements spéciaux;
• Assurer le suivi des mesures prises lors des réunions avec la secrétaire de la Société;
• Participer à divers projets;
• Participer aux réunions de comités à la demande de la secrétaire de la Société;
• Être disponible pour voyager, selon les besoins;
• Effectuer d’autres tâches connexes dans le cadre du poste ou à la demande du superviseur.

Qualifications:

• Baccalauréat ou toute combinaison d’expérience et de formation jugée équivalente;
• Au moins cinq (5) ans d’expérience;
• Une bonne capacité de communication dans au moins deux (2) des trois (3) langues : inuktitut, anglais ou français;
• De bonnes compétences en informatique : Suite Microsoft (Excel, Word, PowerPoint, etc.) et de conception graphique ou d’illustration;
• De solides compétences interpersonnelles, un jugement sûr et une excellente éthique de travail;
• Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe;
• Fiabilité et ponctualité.

Benefits:

Tous les avantages sociaux offerts aux employés de Makivvik, tels qu’ils sont décrits dans le Manuel des politiques des ressources humaines de Makivvik.